Sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiêp, thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập là thủ tục cần thực hiện đầu tiên để công ty có thể đi vào hoạt động. Từ năm 2021, kể từ ngày luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập đã có nhiều thay đổi theo hướng đơn giản hóa các thủ tục hành chính. Vậy, việc khắc dấu và thực hiện thủ tục công bố mẫu dấu bao gồm những bước nào?
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, việc thực hiện thủ tục khắc dấu là một trong những bước quan trọng đầu tiên để doanh nghiệp có đầy đủ tư cách pháp lý và công cụ thực hiện các giao dịch dân sự, kinh tế. Kể từ khi Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực thi hành, các quy định về con dấu đã được đơn giản hóa đáng kể nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.
Để hiểu rõ về tính tự chủ của doanh nghiệp trong việc sử dụng con dấu, cần căn cứ trực tiếp vào các quy định tại Điều 43 của Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14. Theo đó, pháp luật hiện hành quy định như sau:
CĂN CỨ PHÁP LUẬT:
Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
Dựa trên các quy định nêu trên, các doanh nghiệp mới thành lập cần lưu ý những thay đổi trọng yếu so với giai đoạn trước đây:
Hiện nay, doanh nghiệp không còn bị bó buộc vào một hình thức dấu duy nhất. Con dấu có thể tồn tại dưới dạng con dấu vật lý (dấu tròn truyền thống) hoặc dưới hình thức chữ ký số (con dấu điện tử) theo quy định của pháp lệnh về giao dịch điện tử. Bên cạnh đó, nội dung trình bày trên con dấu cũng do doanh nghiệp tự quyết định, không còn sự can thiệp cứng nhắc từ cơ quan đăng ký kinh doanh như trước.
Doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng con dấu cần thiết để phục vụ hoạt động của mình (ví dụ: dấu cho trụ sở chính, dấu cho các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện). Việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu trong các giao dịch phải được cụ thể hóa trong Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ do doanh nghiệp ban hành. Điều này giúp tăng tính chủ động nhưng cũng đòi hỏi trách nhiệm cao hơn của người đứng đầu doanh nghiệp trong việc kiểm soát rủi ro pháp lý.
Một điểm mới quan trọng là doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như quy định cũ. Điều này giúp cắt giảm đáng kể các bước hành chính rườm rà, cho phép doanh nghiệp đi vào hoạt động ngay sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Mặc dù pháp luật không bắt buộc về hình thức nhưng để phục vụ nhu cầu giao dịch đa dạng, doanh nghiệp thường lựa chọn khắc thêm các loại dấu khác. Chi phí thực hiện phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể về chất lượng mực, độ bền và thương hiệu của cơ sở khắc dấu.
Hiện nay, mức phí khắc con dấu tròn tại các cơ sở chuyên nghiệp thường dao động trong khoảng từ 300.000 đồng đến 500.000 đồng tùy vào loại dấu (dấu nhảy, dấu tự động hoặc dấu truyền thống). Doanh nghiệp cần lựa chọn các đơn vị uy tín để đảm bảo độ sắc nét và tính bền vững của con dấu theo thời gian.
Việc nắm vững các quy định về con dấu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn là nền tảng để xây dựng hệ thống quản trị nội bộ chuyên nghiệp ngay từ khi bắt đầu hoạt động.
