Thủ tục chuyển trụ sở doanh nghiệp khác quận
Khi một doanh nghiệp có quyết định thay đổi địa điểm kinh doanh sang một quận/huyện khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, doanh nghiệp phải thực hiện quy trình thay đổi đăng ký kinh doanh và hoàn tất các nghĩa vụ về thuế tại cơ quan quản lý cũ. Quy trình này bao gồm việc chốt nghĩa vụ thuế tại nơi đi và cập nhật thông tin tại nơi đến.
Quy trình thực hiện thủ tục chuyển quận cho doanh nghiệp
Việc thay đổi địa điểm trụ sở sang quận khác đòi hỏi sự phối hợp giữa hai cơ quan: Cơ quan Thuế (nơi cũ) và Phòng Đăng ký kinh doanh (nơi mới). Quy trình được chia làm hai giai đoạn chính:
Giai đoạn 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan quản lý thuế hiện tại
Trước khi thực hiện thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần hoàn tất nghĩa vụ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp tại quận cũ để nhận được thông báo về việc chuyển địa điểm.
- Bước 1: Nộp hồ sơ chốt thuế tại cơ quan quản lý thuế hiện tại.
- Bước 2: Nhận kết quả là Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm từ cơ quan thuế.
Hồ sơ chốt thuế bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo mẫu số 08-MST được ban hành kèm theo Thông tư số 105/2020/TT-BTC.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi tới cơ quan quản lý thuế thông qua phương thức chữ ký số.
- Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), cần thực hiện báo cáo hoặc làm thủ tục hủy các chứng từ này.
Giai đoạn 2: Thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Sau khi đã hoàn tất các nghĩa vụ về thuế, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ lên Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu theo Phụ lục II.1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHDT).
- Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính (áp dụng đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty cổ phần).
- Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc chuyển trụ sở công ty.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ (bản gốc).
- Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu cho người trực tiếp thực hiện thủ tục.
Các công việc cần thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ sang quận mới
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần lưu ý các hạng mục sau để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh:
Thay đổi con dấu và biển hiệu
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp qua mạng điện tử (nếu có thay đổi thông tin trên dấu) và thực hiện treo biển hiệu tại trụ sở mới theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp.
Thông báo với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn
Việc quản lý hóa đơn cần được cập nhật ngay lập tức để tránh sai sót trong kê khai thuế:
- Đối với hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp thực hiện thông báo thay đổi thông tin địa chỉ trên hóa đơn đã phát hành tới cơ quan thuế mới. Nếu nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có thể cập nhật trực tiếp trên hệ thống, doanh nghiệp chỉ cần nộp mẫu thay đổi thông tin qua mạng. Tuy nhiên, nếu nhà cung cấp không thể sửa đổi thông tin địa chỉ cũ, doanh nghiệp buộc phải thực hiện hủy toàn bộ hóa đơn cũ và làm thủ tục phát hành hóa đơn mới theo địa chỉ quận mới.
- Đối với trường hợp đã hủy hóa đơn tại cơ quan thuế cũ: Doanh nghiệp cần tiến hành thông báo phát hành hóa đơn mới để sử dụng cho hoạt động kinh doanh tại địa điểm mới.
- Đối với hóa đơn giấy (nếu còn tồn): Thực hiện khắc dấu địa chỉ mới và đóng lên hóa đơn, đồng thời thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành tới cơ quan thuế quản lý mới.
Cập nhật các giấy phép liên quan
Doanh nghiệp cần rà soát và thực hiện thay đổi thông tin trên các loại Giấy phép con (nếu có) và cập nhật lại thông tin chứng từ thuế TNCN để đảm bảo sự thống nhất giữa năng lực tài chính của doanh nghiệp và hồ sơ pháp lý hiện hành.
Những lưu ý quan trọng khi chuyển trụ sở khác quận
Khi thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý hai vấn đề sau để tránh rủi ro pháp lý:
- Tính thời điểm của hóa đơn: Kể từ ngày có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp tuyệt đối không được tiếp tục xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ. Việc sử dụng hóa đơn sai địa chỉ có thể dẫn đến việc hóa đơn không hợp lệ và bị cơ quan thuế xử phạt. Chỉ sau khi hoàn tất thủ tục thông báo với cơ quan thuế về thay đổi thông tin, doanh nghiệp mới được xuất hóa đơn theo địa chỉ trụ sở mới.
- Kiểm tra tình trạng nghĩa vụ thuế: Trong quá trình nộp hồ sơ chốt thuế, cơ quan thuế tại quận cũ sẽ tiến hành tra soát toàn bộ tình hình nộp thuế và tình hình báo cáo của doanh nghiệp. Nếu phát hiện các sai sót hoặc còn thiếu hụt các loại tờ khai, quyết toán thuế, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải hoàn thiện đầy đủ trước khi cho phép chuyển địa điểm.
