Trình tự, thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu được quy định cụ thể, chi tiết tại Luật doanh nghiệp 2014, Nghị định 78/2015/NĐ_CP, Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.
Sau khi thực hiện thành lập mới doanh nghiệp hoặc các đơn vị trực thuộc, bên cạnh việc hoàn tất các thủ tục về đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý đến việc khắc con dấu và thực hiện nghĩa vụ thông báo sử dụng mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng trình ký doanh nghiệp. Việc tuân thủ đúng quy trình này giúp đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch của doanh nghiệp và tránh các rủi ro về xử phạt hành chính.
Theo quy định pháp luật tại thời điểm năm 2020, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Nội dung này sẽ được cơ quan chức năng thực hiện đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp cụ thể sau:
Việc duy trì tính minh bạch trong thông tin doanh nghiệp là rất quan trọng. Do đó, các nhà quản lý cần hiểu rõ tại sao cần công bố thông tin doanh nghiệp để thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý. Nếu doanh nghiệp có hành vi sử dụng, thay đổi hoặc hủy mẫu con dấu (bao gồm cả con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện) mà không thực hiện thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải lên hệ thống quốc gia, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với chế tài xử phạt. Cụ thể, mức phạt tiền áp dụng cho hành vi vi phạm này dao động từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.
Để thực hiện thủ tục thông báo một cách chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ trong bộ hồ sơ theo quy định, bao gồm:
Trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi về các thông tin khác liên quan đến pháp lý, cần thực hiện hướng dẫn thay đổi thông tin doanh nghiệp online để đảm bảo tính đồng bộ giữa con dấu và dữ liệu trên hệ thống quản lý quốc gia.
Hiện nay, việc thông báo mẫu dấu được thực hiện qua mạng nhằm tối ưu hóa thời gian cho doanh nghiệp. Quy trình cụ thể như sau:
Doanh nghiệp tiến hành scan màu toàn bộ các giấy tờ trong hồ sơ đã chuẩn bị ở trên, lưu trữ dưới định dạng file PDF để đảm bảo độ sắc nét và tính nguyên bản của văn bản.
Người nộp hồ sơ truy cập vào địa chỉ website: dangkykinhdoanh.gov.vn. Tại đây, người dùng thực hiện đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh đã được khởi tạo.
Tại giao diện hệ thống, người nộp thực hiện theo các thao tác kỹ thuật sau:
Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, chọn mục "Chuẩn bị". Hệ thống sẽ gửi một thông báo ký hồ sơ tới tài khoản đăng ký kinh doanh của người đại diện hoặc người được ủy quyền. Người ký thực hiện đăng nhập để tiến hành ký điện tử vào hồ sơ. Sau khi ký xong, người nộp phải nhấn vào mục "Xác nhận đơn hàng" để hoàn tất quá trình gửi hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện đăng tải thông báo về mẫu con dấu của doanh nghiệp lên Cổng thông tin quốc gia. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi lại Giấy biên nhận và Thông báo về việc đăng tải thông tin mẫu con dấu (hoặc thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu có sai sót) tới địa chỉ email của người liên hệ đã đăng ký.
Việc nắm vững quy trình này giúp các đơn vị vận hành chuyên nghiệp hơn. Đối với các cá nhân đang tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực pháp lý, việc hiểu rõ các thủ tục hành chính này là nền tảng quan trọng, tương tự như yêu cầu đối với Chuyên viên Tố tụng tại các tổ chức hành nghề luật chuyên nghiệp.
