Những thay đổi về con dấu theo quy định của luật doanh nghiệp 2020 về công nhận chữ ký số là con dấu, doanh nghiệp được tự quyết với con dấu
Từ ngày 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 chính thức có hiệu lực thi hành, mang đến những thay đổi quan trọng trong việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp. Những điều chỉnh này nhằm mục đích đẩy mạnh cải cách hành chính, tăng cường quyền tự quyết cho chủ sở hữu và phù hợp với xu thế chuyển đổi số trong giao dịch thương mại.
Một trong những điểm mới nổi bật nhất của Luật Doanh nghiệp 2020 là việc chính thức ghi nhận con dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới hai hình thức:
Sự thay đổi này giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn linh hoạt trong các giao dịch trực tuyến, thay vì chỉ phụ thuộc vào con dấu vật lý như trước đây. Để hiểu rõ hơn về bản chất kỹ thuật và tính pháp lý của hình thức này, cần xem xét các quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Căn cứ pháp lý:
Theo Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, các khái niệm liên quan được xác định như sau:
Việc công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, đặc biệt khi thực hiện các hướng dẫn thay đổi thông tin doanh nghiệp online hoặc các giao dịch điện tử khác trên môi trường mạng.
Theo Luật Doanh nghiệp 2014, mặc dù doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, nhưng pháp luật vẫn áp đặt các yêu cầu bắt buộc về thông tin hiển thị trên dấu (phải bao gồm tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp).
Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bãi bỏ các quy định mang tính ràng buộc về nội dung con dấu. Cụ thể, tại Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: Doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu; số lượng; hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp.
Sự thay đổi này mang lại những lợi ích sau:
Trước đây, theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với Cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi chính thức sử dụng. Việc này từng là một bước bắt buộc trong quy trình quản lý hành chính.
Với Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về việc thông báo mẫu dấu đã chính thức được bãi bỏ. Điều này giúp cắt giảm đáng kể các thủ tục rườm rà, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp ngay từ giai đoạn đầu thành lập hoặc khi thay đổi con dấu mới. Việc đơn giản hóa này cũng là một phần trong lộ trình cải cách môi trường kinh doanh, hỗ trợ đắc lực cho việc tổng quan về dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên cho doanh nghiệp trong việc quản trị rủi ro tuân thủ.
Luật Doanh nghiệp 2020 không chỉ thay đổi về hình thức mà còn điều chỉnh cách thức quản lý, lưu giữ con dấu để đảm bảo tính thống nhất trong nội bộ tổ chức:
Về căn cứ quản lý: Nếu như trước đây việc quản lý và lưu giữ con dấu chủ yếu dựa trên Điều lệ công ty, thì nay Luật Doanh nghiệp 2020 bổ sung thêm cơ sở pháp lý. Theo đó, việc quản lý, sử dụng con dấu còn được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Về phạm vi sử dụng: Có một sự thắt chặt đáng lưu ý trong việc thỏa thuận sử dụng dấu. Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép con dấu được sử dụng theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch. Tuy nhiên, từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, các bên trong giao dịch không được tự ý thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các trường hợp do pháp luật quy định.
Sự thay đổi này đòi hỏi các doanh nghiệp cần rà soát lại quy chế nội bộ và các hợp đồng kinh tế để đảm bảo việc sử dụng con dấu (cả vật lý và chữ ký số) luôn tuân thủ đúng các quy định mới, tránh các tranh chấp pháp lý không đáng có về hiệu lực của văn bản.
