Thay đổi trụ sở, địa điểm công ty là nhu cầu thường gặp của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh, nhất là khi quy mô và hoạt động sản xuất thay đổi. Tùy theo việc chuyển trụ sở cùng quận, khác quận hay khác tỉnh mà thủ tục thay đổi trụ sở công ty có những điểm khác nhau. Tại thời điểm năm 2019, thủ tục này được thực hiện theo Luật Doanh nghiệp 2014 và Nghị định số 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Các trường hợp thay đổi trụ sở công ty
Theo Điều 40 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, việc thay đổi trụ sở chính được chia thành các trường hợp:
- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện trong cùng tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
Trước khi đăng ký thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm. Việc thay đổi trụ sở không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Điều kiện về địa điểm đặt trụ sở mới
- Trụ sở không được đặt tại nhà tập thể, nhà chung cư có mục đích để ở, nhà thuộc diện quy hoạch theo quy định của pháp luật về nhà ở và Bộ Xây dựng.
- Địa chỉ phải xác định rõ ràng theo bốn cấp: số nhà, ngách/hẻm/ngõ, đường phố/thôn, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
- Với trụ sở đi thuê/mượn cần có hợp đồng thuê/mượn hợp pháp.
Thủ tục thay đổi trụ sở công ty theo từng bước
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp soạn thảo đầy đủ hồ sơ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, bảo đảm điều kiện về địa điểm trụ sở mới.
Bước 2 – Hồ sơ thay đổi trụ sở gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về địa chỉ trụ sở chính.
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (TNHH hai thành viên trở lên), Đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần), các thành viên hợp danh (công ty hợp danh); quyết định của chủ sở hữu (TNHH một thành viên) về việc thay đổi trụ sở.
- Trường hợp chuyển sang quận/huyện hoặc tỉnh khác dẫn đến thay đổi cơ quan thuế: kèm bản sao Điều lệ đã sửa đổi, danh sách thành viên/cổ đông tương ứng với loại hình.
- Hợp đồng thuê/mượn trụ sở mới (nếu có).
Bước 3 – Nộp hồ sơ: Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Trường hợp chuyển khác tỉnh thì nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi dự định đặt trụ sở mới và nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Các công việc sau khi thay đổi trụ sở
- Thực hiện thủ tục chốt thuế và chuyển hồ sơ thuế khi chuyển khác quận/huyện/tỉnh.
- Khắc lại con dấu (nếu thông tin trên dấu thay đổi) và đăng ký mẫu dấu mới.
- Điều chỉnh thông tin hóa đơn, cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử đã phát hành.
- Cập nhật địa chỉ trên các hợp đồng, tài khoản ngân hàng và giấy phép con.
Xem thêm các chủ đề khác
