Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thay đổi thông tin chứng thư số (chữ ký số) là nghiệp vụ bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện gia hạn hoặc thay đổi nhà cung cấp dịch vụ. Việc cập nhật kịp thời giúp đảm bảo tính liên tục của các giao dịch điện tử với cơ quan Thuế và cơ quan Hải quan. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi cần thiết để thực hiện thay đổi thông tin chữ ký số trên hai hệ thống trọng yếu.
Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên hệ thống nộp thuế điện tử
Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về số serial hoặc thời hạn sử dụng của chữ ký số, việc cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế là bước quan trọng để tránh gián đoạn quá trình kê khai và nộp thuế. Quá trình này cần được thực hiện chính xác để tránh các lỗi phát sinh khi thay đổi thông tin người nộp thuế.
Quy trình thực hiện chi tiết
- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại: http://nopthue.gdt.gov.vn. Tại giao diện chính, nhấn chọn mục Log (Đăng nhập).
- Bước 2: Nhập tên tài khoản và mật khẩu của người nộp thuế đã được cấp để truy cập vào hệ thống quản lý thuế điện tử, sau đó nhấn Login.
- Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, tại menu chính, chọn mục Thông tin tài khoản và tiếp tục chọn Change (Thay đổi).
- Bước 4: Tại giao diện Thay đổi thông tin người nộp thuế, người nộp thuế thực hiện chọn chức năng Đặt lại số serial.
- Bước 5: Khi hệ thống hiển thị cửa sổ xác nhận: "Bạn có chắc chắn bạn muốn nhập các thông tin chứng kỹ thuật số", nhấn OK để tiếp tục.
- Bước 6: Cửa sổ iHTKK sẽ xuất hiện, người dùng thực hiện cắm USB Token vào máy tính, nhập mã PIN của chữ ký số và nhấn Accept.
- Bước 7: Tại giao diện thay đổi thông tin người nộp thuế vừa hiển thị, nhấn nút Cập nhật.
- Bước 8: Hệ thống chuyển sang giao diện đăng ký thay đổi thông tin qua ngân hàng thương mại, nhấn vào mục Đăng nhập và gửi.
- Bước 9: Khi có thông báo xác nhận "Bạn có chắc chắn bạn muốn đăng nhập và gửi", nhấn OK.
- Bước 10: Tiếp tục thực hiện nhập mã PIN của USB Token tại cửa sổ iHTKK và nhấn Accept.
- Bước 11: Nhấn OK để hoàn tất quá trình gửi thông tin đăng ký thay đổi tới cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng về giao dịch ngân hàng
Sau khi thực hiện thay đổi thông tin chữ ký số thành công trên hệ thống nộp thuế điện tử, người nộp thuế cần lưu ý: Không nên thực hiện ngay các lệnh thanh toán hoặc lập giấy nộp tiền vào ngân hàng ngay lập tức. Do dữ liệu giữa hệ thống Thuế và Ngân hàng cần thời gian đồng bộ, doanh nghiệp nên đợi khoảng 30 phút sau khi thay đổi để đảm bảo các giao dịch tài chính diễn dụng thông suốt.
Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trong kê khai Hải quan điện tử
Đối với các đơn vị có hoạt động xuất nhập khẩu, việc duy trì tính chính xác của chữ ký số trên hệ thống hải quan là yếu tố sống còn. Nếu doanh nghiệp chưa rõ về vai trò của định danh thuế, có thể tham khảo thêm bài viết về mã số thuế và mã số doanh nghiệp để hiểu rõ hơn về các thông tin định danh khi đăng ký.
Quy trình đăng ký chữ ký số với cơ quan Hải quan
1. Đăng nhập hệ thống:
- Truy cập vào trang web chính thức của Tổng cục Hải quan.
- Chọn mục Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số.
2. Các bước tiến hành cập nhật:
- Bước 1: Nhập thông tin định danh. Tại giao diện đăng ký, nhập đầy đủ các trường thông tin bao gồm: Mã doanh nghiệp (Mã số thuế), Số Chứng minh nhân dân/CCCD của người đại diện pháp luật và Mã xác nhận. Sau đó nhấn Xem thông tin. Trường hợp không nhớ số CCCD/CMND: Thực hiện tra cứu tại mục Tra cứu thông tin người nộp bằng cách nhập Mã số thuế và Mã xác nhận để lấy thông tin định danh chính xác.
- Bước 2: Cập nhật chứng thư số mới. Sau khi nhấn xem thông tin, hệ thống sẽ hiển thị dữ liệu từ USB Token (yêu cầu phải cắm Token vào máy tính trước). Người dùng cần nhập lại chính xác thời hạn sử dụng mới vào hai mục: Ngày hiệu lực đăng ký và Ngày hết hiệu lực đăng ký. Sau khi hoàn tất, nhấn Đăng ký thông tin để gửi yêu cầu tới cơ quan Hải quan.
- Bước 3: Cập nhật lên hệ thống VNACCS. Truy cập vào mục Đăng ký người sử dụng hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp, đăng nhập bằng MST và mật khẩu. Sau đó, chọn mục Sửa thông tin đăng ký > OE2102 Sửa thông tin chung và người sử dụng.
- Bước 4: Xóa chứng thư số cũ trên máy tính. Để tránh xung đột giữa các thời hạn sử dụng, cần xóa bỏ thông tin chứng thư số cũ trong kho lưu trữ của máy tính (Certmgr). Đối với Windows 7/10/11: Nhấn phím Windows + R, nhập lệnh certmgr.msc và nhấn Enter. Tại mục Personal > Certificates, tìm các dòng chứng thư số có thời hạn cũ và thực hiện xóa, chỉ giữ lại duy nhất một dòng thông tin của chứng thư số mới nhất.
Việc quản lý tốt các thông tin định danh như đối tượng cần phải đăng ký thuế và chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và gián đoạn trong hoạt động kinh doanh quốc tế.
