Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thay đổi nhân sự chủ chốt là nhu cầu thực tế của nhiều đơn vị. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp tại thời điểm năm 2020, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với cá nhân là người Việt Nam và người nước ngoài được thực hiện theo các trình tự thống nhất. Việc nắm rõ điều kiện, hồ sơ và trách nhiệm liên quan sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình chuyển giao quyền lực quản lý.
Điều kiện để trở thành người đại diện theo pháp luật của công ty
Để đảm nhận vai trò người đại diện theo pháp luật, cá nhân cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về năng lực hành vi và tư cách pháp lý theo quy định. Cụ thể:
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Đạt độ tuổi từ đủ 18 tuổi trở lên;
- Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;
- Thông tin cá nhân (Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu) phải còn thời hạn sử dụng và không bị treo mã số thuế trên hệ thống quản lý thuế cũng như quản lý doanh nghiệp;
- Người đại diện không nhất thiết phải là thành viên góp vốn hay cổ đông của công ty.
Việc xác định đúng vai trò của nhân sự trong bộ máy tổ chức là rất quan trọng, đặc biệt khi tìm hiểu về việc người điều hành công ty là ai và trách nhiệm pháp lý đi kèm.
Các chức danh có thể đảm nhiệm vai trò người đại diện theo pháp luật
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và Điều lệ công ty, các chức danh sau đây có thể được lựa chọn làm người đại diện theo pháp luật:
- Đối với Công ty TNHH một thành viên: Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc.
- Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc/Tổng giám đốc, hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc.
- Đối với Công ty cổ phần: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc/Tổng giám đốc, hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc.
- Các chức danh khác được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty và không trái với quy định pháp luật hiện hành.
Hồ sơ và trình tự thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật
Khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi thông tin người đại diện, cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ để nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế tương ứng. Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (thay đổi người đại diện theo pháp luật);
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân (CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu) của người đại diện mới;
- Biên bản họp về việc thay đổi người đại diện (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty cổ phần);
- Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế (nếu có thay đổi liên quan đến mã số thuế hoặc thông tin kê khai);
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Lưu ý: Tại Hà Nội, không yêu cầu nộp lại bản gốc khi thực hiện thủ tục này);
- Văn bản ủy quyền hoặc giấy giới thiệu cho người trực tiếp thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước.
Thời gian thực hiện: Từ 05 đến 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Số lượng hồ sơ: 02 bộ (01 bộ nộp Cơ quan đăng ký kinh doanh và 01 bộ lưu giữ tại doanh nghiệp).
Các lưu ý quan trọng sau khi thay đổi người đại diện
Việc thay đổi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ là bước đầu. Doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ các công việc sau để tránh rủi ro pháp lý:
- Thông tin ngân hàng và chữ ký số: Thực hiện cập nhật thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản và thay đổi thông tin người ký trên chứng thư số (chữ ký số).
- Các giấy phép con: Nếu doanh nghiệp sở hữu các loại giấy phép chuyên ngành (như lữ hành, vận tải, vệ sinh an toàn thực phẩm, PCCC...), cần làm thủ tục điều chỉnh thông tin người đại diện trên các giấy phép này.
- Quan hệ đối tác: Thông báo chính thức cho khách hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm và các bên liên quan về việc thay đổi nhân sự để đảm bảo tính liên tục của hợp đồng.
- Nghĩa vụ thuế: Trong trường hợp việc thay đổi người đại diện gắn liền với việc chuyển nhượng vốn, cần lưu ý thực hiện kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho bên chuyển nhượng nếu phát sinh thu nhập chịu thuế.
- Công bố thông tin: Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng bố cáo nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Quy định đặc biệt về người đại diện theo pháp luật
Pháp luật quy định rõ vai trò và các trường hợp khẩn cấp liên quan đến người đại diện:
Trách nhiệm và số lượng người đại diện
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài hoặc Tòa án. Công ty TNHH và Công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật tùy theo quy định tại Điều lệ.
Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu người đại diện duy nhất xuất cảnh khỏi Việt Nam, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
Trường hợp mất khả năng thực hiện nhiệm vụ
Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật bị tạm giam, kết án tù, hoặc mất/hạn chế năng lực hành vi dân sự, các quy định về thay thế sẽ được áp dụng:
- Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Nếu thành viên là người đại diện bị rơi vào các trường hợp nêu trên (tạm giam, trốn khỏi nơi cư trú, mất năng lực hành vi...), thành viên còn lại sẽ đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật cho đến khi có quyết định mới từ Hội đồng thành viên.
- Đối với Công ty cổ phần: Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị không thể ký thông báo thay đổi do các lý do sức khỏe hoặc pháp lý, văn bản thay đổi phải có đầy đủ họ tên và chữ ký của các thành viên Hội đồng quản trị tham dự cuộc họp để đảm bảo tính hợp lệ.
- Trường hợp vắng mặt kéo dài: Nếu người đại diện duy nhất vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền, hoặc bị chết, mất tích, bị kết án tù... thì Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị phải thực hiện việc cử người khác làm người đại diện mới.
Việc hiểu rõ các quy định này giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác quản trị, tránh tình trạng gián đoạn hoạt động do biến động nhân sự cấp cao. Nếu gặp khó khăn trong việc soạn thảo hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty cổ phần hay các thay đổi đăng ký kinh doanh khác, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ top 5 công ty luật uy tín Hà Nội để đảm bảo tính chính xác cao nhất.
Xem thêm các chủ đề khác
