[MỚI]Địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp

Quy định pháp luật về đặt tên và thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh

Trong quá trình mở rộng quy mô hoạt động, việc thiết lập các địa điểm kinh doanh là bước đi quan trọng trong chu kì phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đặt tên và thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến địa điểm kinh doanh cần tuân thủ nghiêm ng động các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 để tránh các rủi ro về mặt hành chính.

Quy định về cách đặt tên địa điểm kinh doanh

Theo các quy định mới nhất áp dụng từ năm 2021, việc đặt tên cho các đơn vị phụ thuộc đã có sự thay đổi so với giai đoạn Luật Doanh nghiệp 2014. Cụ thể:

Cấu trúc tên gọi theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020

Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ ràng về thành phần cấu tạo tên của các đơn vị phụ thuộc. Theo đó, tên của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh bắt buộc phải bao gồm:

• Tên doanh nghiệp (tên chính thức đã đăng ký).
• Kèm theo cụm từ định danh tương ứng: Cụm từ “Chi nhánh” đối với đơn vị là chi nhánh. Cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với đơn vị là văn phòng đại diện. Cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.

Điểm khác biệt đáng lưu ý là so với Luật Doanh nghiệp 2014, quy định mới đã bổ sung yêu cầu bắt buộc về việc phải có cụm từ “Địa điểm kinh doanh” trong tên gọi, nhằm đảm bảo tính minh bạch và thống nhất trong quản lý đăng ký kinh doanh.

Quy định về hình thức và cách trình bày theo Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020

Bên cạnh cấu trúc tên, Điều 41 Luật Do trình bày các quy chuẩn về mặt kỹ thuật cho tên gọi như sau:

• Ngôn ngữ và ký hiệu: Tên phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu theo quy định.
• Hình thức hiển thị: Tên phải được viết hoặc gắn tại trụ sở của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.
• Quy chuẩn trên văn bản: Đối với chi nhánh và văn phòng đại diện, khi phát hành các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, tên của đơn vị này phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn so với tên tiếng Việt của doanh nghiệp chính.

Hồ sơ thành lập địa điểm kinh doanh

Để việc thiết lập địa điểm kinh doanh đúng pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ theo quy định tại Quyết định 1ế23/QĐ-BKHĐT và Nghị định 122/2020/NĐ-CP. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ giúp cố vấn pháp lý doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tính hợp lệ của các giấy tờ.

Thành phần hồ sơ cơ bản

Hồ sơ bao gồm: Thông báo lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp theo mẫu quy định tại Phụ lục II-11 Nghị định 122/2020/NĐ-CP.

Trường hợp đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư

Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động dựa trên Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư mà chưa thực hiện cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp, ngoài thông báo lập địa điểm kinh doanh, cần nộp kèm:

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động theo giấy chứng nhận đầu tư.

Lưu ý về người nộp hồ sơ và ủy quyền

Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu không trực tiếp đi nộp, người được ủy quyền phải chuẩn bị văn bản ủy quyền kèm theo bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân:

• Đối với công dân Việt Nam: Thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
• Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế còn hiệu lực theo quy định pháp luật.

Trình tự, thủ tục lập địa điểm kinh doanh

Quy trình thực hiện việc lập địa điểm kinh doanh được triển khai qua 03 bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ theo quy định:

• Cách 1 (Trực tiếp): Nộp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự kiến đặt địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh.
• Cách 2 (Trực tuyến): Đăng ký qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh. Lưu ý, đối với khu vực Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, việc đăng ký bắt buộc phải thực hiện qua hình thức trực tuyến.

Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của các thành phần hồ sơ theo quy định pháp luật.

Bước 3: Nhận kết quả

• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Lệ phí thực hiện: Áp dụng mức phí 50.000 đồng/lần đối với hình thức nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa. Miễn lệ phí đối với trường hợp đăng ký qua mạng điện tử.

Việc nắm vững các quy định về tên gọi và thủ tục hành chính không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng để xây dựng năng lực tài chính của doanh nghiệp bền vững thông qua việc quản lý hệ thống đơn vị phụ thuộc một cách chuyên nghiệp.