Luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực doanh nghiệp có phải tiến hành sửa đổi điều lệ không?

Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, doanh nghiệp có phải tiến hành sửa đổi Điều lệ không?

Từ ngày 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 chính thức có hiệu lực thi hành, thay thế cho Luật Doanh nghiệp 2014. Sự thay đổi về mặt pháp lý này dẫn đến nhiều băn khoăn trong cộng đồng doanh nghiệp về việc liệu các nội dung trong Điều lệ công ty hiện tại có cần phải được điều chỉnh, sửa đổi để đảm bảo tính thống nhất với quy định mới hay không.

Khi nào doanh nghiệp phải thực hiện sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, nội dung Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ tại thời điểm đăng ký doanh nghiệp và các nội dung được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Mặc dù pháp luật không quy định chi tiết tất cả các trường hợp bắt buộc phải sửa đổi, tuy nhiên, trên thực tế, doanh nghiệp thường cần tiến hành điều chỉnh Điều lệ trong các tình huống sau:

• Sửa đổi các nội dung gắn liền với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp thay đổi các thông tin quan trọng đã được ghi nhận trên Giấy chứng nhận như tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính hoặc vốn điều lệ. Việc sửa đổi Điều lệ trong trường hợp này là cần thiết để đảm bảo tính đồng bộ và chính xác giữa Điều lệ và hồ sơ đăng ký kinh doanh.
• Sửa đổi các quy định nội bộ khác: Doanh nghiệp có quyền chủ động sửa đổi, bổ sung các quy định về quản trị, vận hành trong Điều lệ nhằm phù hợp với thực tế hoạt động, miễn là các nội dung này không trái với quy định của pháp luật hiện hành. Việc nắm vững các quy tắc này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tổng quan về bộ phận Pháp chế doanh nghiệp trong việc kiểm soát rủi ro nội bộ.

Có bắt buộc phải sửa đổi Điều lệ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực?

Do Luật Doanh nghiệp 2020 chứa đựng nhiều điểm mới, sửa đổi và bãi bỏ một số quy định so với Luật Doanh nghiệp 2014, nên các bản Điều lệ được xây dựng dựa trên luật cũ có thể phát sinh mâu thuẫn pháp lý. Nếu không điều chỉnh, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc xác định căn cứ áp dụng khi có tranh chấp hoặc vấn đề phát sinh.

Một ví dụ điển hình là sự thay đổi về quyền của cổ đông phổ thông giữa hai thời kỳ luật:

• Theo Luật Doanh nghiệp 2014: Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng (hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo Điều lệ) sẽ có các quyền quy định tại Điều 114.
• Theo Luật Doán nghiệp 2020: Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên (hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo Điều lệ) sẽ có các quyền quy định tại Điều 115.

Như vậy, để đảm bảo quyền lợi của cổ đông được thực thi đúng theo tinh thần mới nhất và tránh xung đột với luật hiện hành, doanh nghiệp cần chủ động điều chỉnh tỷ lệ sở hữu trong Điều lệ từ 10% xuống còn 5% (nếu Điều lệ cũ đang quy định mức cao hơn) và loại bỏ điều kiện về thời gian nắm giữ cổ phần liên tục 06 tháng nếu nội dung đó không còn phù hợp.

Việc rà soát lại các điều khoản này cũng là một phần quan trọng trong công tác cố vấn pháp lý doanh nghiệp nhằm bảo vệ cấu trúc quản trị bền vững.

Thủ tục sửa đổi Điều lệ và nghĩa vụ thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh

Một điểm đáng lưu ý là việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty không đồng nhất với việc thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi các nội dung thuộc Điều 28, bao gồm:

1. Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
2. Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
3. Thông tin cá nhân/tổ chức của người đại diện theo pháp luật; thông tin thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh); thông tin chủ doanh nghiệp tư nhân; thông tin thành viên là cá nhân hoặc tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.
4. Vốn điều lệ đối với công ty hoặc vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.

Vì Điều lệ công ty không phải là nội dung bắt buộc phải ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nên khi thực hiện việc sửa đổi, bổ sung các quy định nội bộ trong Điều lệ (mà không làm thay đổi các thông tin tại Điều 28 nêu trên), doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo hay đăng ký lại với cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc thay đổi này sẽ được thực hiện thông qua các quyết định/nghị quyết của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông theo đúng trình tự nội bộ.

Tuy nhiên, nếu việc sửa đổi Điều lệ dẫn đến sự thay đổi về vốn điều lệ hoặc người đại diện pháp luật, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với các đơn vị chuyên môn để thực hiện giới thiệu về Hệ thống Thủ tục pháp luật liên quan đến thay đổi đăng ký kinh doanh nhằm đảm bảo tính hợp pháp.

Tóm lại, khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, doanh nghiệp nên tiến hành rà soát và sửa đổi Điều lệ để loại bỏ các quy định mâu thuẫn với luật mới, giúp bộ máy quản trị hoạt động ổn định và đúng pháp luật.