Lộ trình bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất

Theo các quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, lộ trình bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đối với các tổ chức, cá nhân kinh doanh được thực hiện theo các giai đoạn cụ thể nhằm đảm bảo sự thích nghi của hạ tầng công nghệ thông tin và điều kiện kinh tế - xã hội tại từng địa phương.

Lộ trình bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử

Giai đoạn trước ngày 01/7/2022

Trong giai đoạn này, việc áp dụng hóa đơn điện tử chỉ bắt buộc đối với các cơ sở kinh doanh đã được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử và đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin. Quy định này dựa trên tinh thần của Khoản 2 Điều 59 và Khoản 1, 2 Điều 60 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Giai đoạn từ ngày 01/7/2022

Kể từ ngày 01/7/2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các tổ chức, cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, pháp luật vẫn dành ngoại lệ cho một số nhóm đối tượng đặc thù không thể thực hiện ngay do hạn chế về hạ tầng kỹ thuật, cụ thể:

• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương pháp điện tử; không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán hoặc phần mềm lập hóa đơn điện tử để truyền dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế.
• Các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ và cá nhân kinh doanh hoạt động tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn (theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư được quy định tại Nghị định số 118/2015/NĐ-CP).
• Các doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo quy định của pháp luật hiện hành.

Lưu ý quan trọng:

• Đối với các đối tượng thuộc diện ngoại lệ nêu trên, nếu đang sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp (hóa đơn giấy), thời gian tối đa để thực hiện chuyển đổi là 12 tháng. Trong thời gian này, cơ quan thuế sẽ có các giải pháp hỗ trợ chuyển đổi dần sang hóa đơn điện tử. Khi đủ điều kiện, tổ chức, cá nhân phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo đúng quy định tại Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Trường hợp hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố kỹ thuật chưa thể khắc phục, cơ quan thuế sẽ có giải pháp cung cấp hóa đơn giấy để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
• Các trường hợp đặc thù khác bao gồm: Sử dụng hóa đơn bằng giấy do Bộ Tài chính đặt in khi thực hiện bán tài sản công; sử dụng hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định tại Thông tư 16/2012/TT-BTC khi chưa có thông báo chuyển đổi.

Bãi bỏ các quy định cũ về thời hạn sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã thực hiện bãi bỏ Khoản 2 và Khoản 4 Điều 35 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Theo đó, các quy định về việc phải hoàn thành tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày 01/11/2020 đã không còn hiệu lực, tạo điều kiện linh hoạt hơn cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.

Quy định về việc sử dụng hóa đơn đã phát hành

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế; cũng như các đơn vị đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã trước ngày 19/10/2020, thì được phép tiếp tục sử dụng các loại hóa đơn đang hiện hành cho đến hết ngày 30/6/2022. Việc quản lý và thực hiện các thủ tục về hóa đơn vẫn tuân thủ theo các quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.

Trong trường hợp cơ sở kinh doanh thuộc diện được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi nhưng chưa đáp ứng kịp điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, đơn vị vẫn phải thực hiện trách nhiệm gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) cùng với thời điểm nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Quy định đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập

Đối với các đơn vị mới thành lập trong giai đoạn từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/6/2022, nếu nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện theo hướng dẫn cụ thể của cơ quan quản lý trực tiếp.

Trường hợp chưa đáp ứng đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử ngay, nhưng vẫn đang sử dụng các hình thức hóa đơn cũ (theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP hoặc Nghị định 04/2014/NĐ-CP), cơ sở kinh doanh có trách nhiệm gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo đúng mẫu biểu quy định để cơ quan thuế xây dựng và lưu trữ vào hệ thống dữ liệu tập trung, phục vụ việc tra cứu công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.