Đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật mới nhất. Liên hệ Legalzone để nhận được hỗ trợ miễn phí từ chuyên viên tư vấn.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc quản lý và sử dụng chứng từ thanh toán là nghiệp vụ quan trọng đối với mọi tổ chức, cá nhân. Trong đó, hóa đơn điện tử đóng vai trò then chốt trong việc minh bạch hóa giao dịch và thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin pháp lý cơ bản về khái niệm, phân loại và quy trình khởi tạo hóa đơn điện tử dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2021.
Dưới góc độ pháp lý, hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là một bản sao kỹ thuật số của hóa đơn giấy. Theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về việc bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Các thông tin này được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử.
Để một hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý đầy đủ, cần phải đáp ứng đồng thời hai điều kiện cốt lõi:
Dựa trên tính chất của giao dịch và đối tượng áp dụng, hóa đơn điện tử được phân chia thành nhiều loại hình khác nhau để phù hợp với từng loại hình kinh doanh cụ thể:
Để triển khai việc sử dụng hóa đơn điện tử một cách hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước chuẩn hóa dưới đây:
Doanh nghiệp cần lựa chọn tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín. Đây là đơn vị hỗ trợ việc truyền, nhận và lưu trữ thông đi tiết dữ liệu giữa người bán và người mua. Khi bắt đầu triển khai, doanh nghiệp cũng cần chú ý các thủ tục về khai thuế môn bài cho công ty mới thành lập để đảm bảo đầy đủ tư cách pháp nhân trước khi phát hành hóa đơn.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử không thể thực hiện tùy tiện mà phải tuân thủ các mẫu biểu theo quy định của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp tiến hành khởi tạo hóa đơn trên hệ thống máy tính đã được cấp mã số thuế. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin hiển thị trên mẫu hóa đơn do nhà cung cấp phần mềm cung cấp để đảm bảo đúng định dạng và nội dung quy định. Trong quá trình quản lý dòng tiền từ hóa đơn này, kế toán cần lưu ý cách hạch toán tài khoản 421 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối để phản ánh chính xác doanh thu và lợi nhuận thực tế.
Người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử và cách thức truyền nhận (truyền trực tiếp giữa hai hệ thống hoặc thông qua bên thứ ba). Toàn bộ dữ liệu hóa đơn phải được lưu trữ trên máy tính của các bên theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử để phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán thuế sau này.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về mặt kỹ thuật và pháp lý. Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát thông tin trên hệ thống, đảm bảo mã số thuế của các bên tham gia giao dịch là chính xác bằng cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp trước khi lập hóa đơn. Mọi sai sót trong việc khởi tạo hoặc chậm trễ trong việc thông báo phát hành có thể dẫn đến các rủi ro về tính hợp lệ của chi phí được trừ khi tính thuế.
