Hoá đơn điện tử là gì ? Các quy định của pháp luật về hoá đơn điện tử như thế nào ? Cùng tìm hiểu về loại hoá đơn này qua bài viết dưới đây.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc hiểu rõ các quy định về chứng từ, đặc biệt là hóa đơn điện tử, là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ trong công tác kế toán và nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Việc nắm vững các loại hóa đơn giúp doanh nghiệp thực hiện đúng trách nhiệm tại sao phải đóng thuế và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khái niệm hóa đơn điện tử được xác lập cụ thể như sau:
Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của Luật Kế toán. Quá trình lập hóa đơn này bao gồm việc ký số hoặc ký điện tử bằng các phương tiện điện tử theo quy định pháp luật.
Đáng chú ý, phạm vi của hóa đơn điện tử còn bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Trong đó, loại hóa đơn này phải tuân thủ đúng chuẩn định dạng dữ liệu mà cơ quan thuế đã ban hành.
Dựa trên phương thức quản lý và cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử được chia thành hai nhóm chính:
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đây là loại hóa đơn điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập và gửi trực tiếp cho người mua mà không thông qua bước cấp mã từ cơ quan thuế. Loại hình này cũng bao gồm các trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, loại hóa đơn này là hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp một dãy số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự đặc trưng trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng gửi cho người mua. Quy trình này áp dụng cho cả các hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan quản lý thuế.
Căn cứ Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, tùy thuộc vào phương pháp tính thuế mà doanh nghiệp áp dụng, hóa đơn điện tử được chia thành các loại chính sau:
Lưu ý quan trọng: Tất cả các loại hóa đơn và chứng từ điện tử nêu trên đều phải tuân thủ nghiêm ngặt định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định để đảm bảo tính pháp lý trong việc quản lý thuế và kế toán. Việc sử dụng đúng loại hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các loại ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp theo pháp luật hiện hành và minh bạch hóa dòng tiền kinh doanh.
